Adjoint administratif / adjointe administrative, Bureau du président et Théâtre autochtone

 
 

Le Canada en scène
Ces quatre mots orientent tout ce que nous faisons en tant que catalyseur de la diffusion, de la création et de la transmission des savoirs à travers ce grand pays. Nous sommes fiers d’être un carrefour pour bon nombre des plus brillants artistes du Canada, qui captivent le public sur nos quatre scènes et sur les scènes de tout le pays.
Le Centre national des Arts est situé sur les terres traditionnelles et non cédées de la nation algonquine. Nous reconnaissons que le peuple algonquin a été, est et sera le gardien de ces terres.

Numéro de concours : J1218-1009
Titre du poste : Adjoint administratif / adjointe administrative, Bureau du président et Théâtre autochtone
Type d'emploi : Contractuel, temps plein
Catégorie d'emploi : Administration / Travail de bureau
Postes ouverts : 1
Date d'affichage : Le 8 janvier 2019
Date de clôture : Le 27 janvier 2019
Salaire : $43,900.00 - $57,400.00/année
Exigences linguistiques : Bilingue
Heures de travail : Terme jusqu'au 30 août 2019. Possibilité de renouvellement.

Activités principales

Collaborer étroitement avec cette dernière à la planification et à l’exécution d’activités courantes telles que la préparation de réunions, la gestion de l’horaire du président et chef de la direction, la coordination des déplacements et la gestion de toute forme de correspondance.
La personne retenue pour le poste sera aussi chargée, entre autres, des tâches suivantes :
Reception
• Répondre aux demandes de renseignements courants par téléphone et acheminer les cas particuliers vers le personnel compétent, avec professionnalisme et courtoisie;
• Répondre aux demandes de renseignements courants en personne;
• Accueillir les visiteurs de haut niveau au CNA – hauts fonctionnaires de différents ministères, diplomates, artistes – de façon professionnelle et conviviale.
Administration de bureau
• Utiliser les logiciels de traitement de texte, tableurs et gestion de base de données pour produire des rapports, des notes de service et divers documents;
• Trier le courrier reçu, les télécopies entrantes et les colis reçus acheminés par messager;
• Préparer et expédier le courrier sortant, les envois par télécopie et les colis sortants acheminés par messager;
• Acheminer les courriels et les messages vocaux aux membres du personnel concernés pour en assurer le suivi;
• Assurer l’achat, la réception et le stockage des fournitures de bureau;
• Coder et classer les documents administratifs;
• Tenir à jour les bases de données du chef de la direction;
• Fournir un soutien administratif au personnel;
• Veiller à l’organisation des voyages et des réunions et à d’autres préparatifs pour le chef de la direction et la présidente du conseil d’administration.
Gestion financière
• Coder et classer les documents financiers;
• Effectuer le rapprochement des comptes de cartes de crédit;
• Gérer la petite caisse.

Soutien au conseil d’administration
• Assurer la distribution des documents destinés aux membres du conseil d’administration en temps opportun;
• Assister la présidente dans le cadre des réunions, des voyages et d’autres activités;
• Établir les états des dépenses.

Compétences requises

• Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau ou dans une discipline connexe, et au moins trois (3) années d’expérience reliée au poste (ou combinaison équivalente d’études et d’expérience);
• solide connaissance des secteurs des arts de la scène canadiens et autochtones et des enjeux de l’industrie, et de liens solides au sein des communautés canadiennes et autochtones des arts de la scène;

• Parfaite aisance à l’ordinateur, notamment dans l’utilisation de Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, ainsi que de l’Internet;
• Grande faculté d’adaptation à un environnement trépidant et à une charge de travail élevée;
• Grand sens de l’organisation et capacité à coordonner de front plusieurs activités;
• Beaucoup d’entregent;
• Excellente capacité à s’exprimer dans les deux langues officielles, à l’oral comme à l’écrit;
• Discrétion absolue;
• Tact, diplomatie et courtoisie;
• Flexibilité et ouverture à travailler en dehors des heures régulières.

Qui peut postuler

Les citoyens canadiens qui résident au Canada ou à l’étranger. La priorité sera accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. Veuillez noter que les candidats convoqués à l’entrevue devront payer leurs frais de déplacement et d’hébergement. Si une réinstallation était nécessaire, le candidat choisi devra assumer la responsabilité de ses frais de réinstallation.

Au CNA, nous valorisons la diversité de la main-d’œuvre. C’est pourquoi nous encourageons les candidats et candidates à s'auto-identifier comme membre d'un des groupes cibles suivants: femmes, minorités visibles, autochtones et personnes handicapées.

Bien que nous tiendrons compte de toutes les candidatures soumises, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues.

Avis important

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour une entrevue ou un examen écrit, veuillez en aviser le Service des ressources humaines. La personne choisie devra fournir une vérification valide de casier judiciaire comme condition d'embauche.

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